Open – Software di Back-Office

Gli elementi base che caratterizzano il prodotto sono:

• La flessibilità di configurazione, che permette di adattarsi alle peculiarità di ogni realtà;
• La semplicità d’uso che permette in breve tempo la totale autonomia dell’utenza;
• L’estrema interattività tra le varie aree di lavoro con rapidi e pratici collegamenti;
• L’integrabilità con sistemi software e hardware eterogenei;
• Costantemente aggiornato alle evoluzioni tecnologiche ed alle problematiche della distribuzione;
• Multitasking;
• Potente strumento di analisi.

Le aree di intervento, che interagiscono sinergicamente tra loro, riguardano:

• La gestione delle vendite;
• La gestione del magazzino e degli acquisti;
• I collegamenti tra le unità commerciali;
• Le analisi contabili.

In Open, particolare attenzione è stata posta alle problematiche inerenti la gestione del trasferimento ed importazione dei dati, sia ad uso interno (tra diverse unità operative non collegate in modo continuativo) al fine di aggiornare le anagrafiche, le tabelle, i listini etc, che di trasferire la movimentazione locale alle sedi opportune.

Open offre la possibilità di usufruire di una configurazione multi punto vendita che permette ad una sede di seguire più punti vendita, differenziando assortimenti e condizioni di vendita. In questo caso o secondo le necessità del cliente, si ipotizza un utilizzo prettamente operativo da parte del singolo punto vendita, mentre la sfera manageriale viene trattata a monte, da chi abitualmente si occupa di prendere decisioni.
Nelle installazioni con punti vendita di proprietà viene data evidenza alla semplicità di utilizzo, limitando l’operatività alle funzioni ritenute indispensabili ed a seconda dell’utente l’accesso ai dati sia in fase di visualizzazione che nella modifica degli stessi.
Nella configurazione con punti vendita in affiliazione viene reso disponibile il possibile assortimento. L’utente, in questo caso, ha la capacità di usufruire di automatismi per manutenere la sua anagrafica e personalizzare, nei limiti di quanto accordato, le condizioni di vendita per le referenze ritenute da rettificare. 

Open permette la cura delle relazioni tra l’impresa e gli stakeholders. Nel caso di clienti o fornitori, questa funzione viene regolata da una serie di dati, vincolati temporalmente, che caratterizzano listini, promozioni, scontistiche, assortimenti accettabili o cedibili, condizioni di pagamento e quant’altro determini il corretto sviluppo dei rapporti interaziendali e con la clientela, non ultima la gestione della fidelity card. La procedura prevede quindi la possibilità di definire più linee prezzo, integrabili gerarchicamente, con e senza IVA, programmabili articolo per articolo, con le relative date di inizio validità. Sono molteplici i criteri che permettono la formulazione delle eventuali personalizzazioni dei listini di vendita.

Le componenti promozionali e le scontistiche vengono trattate da Open secondo le caratteristiche espresse dalla DO - GDO, tenendo conto della singola destinazione, della tipologia di clientela e con possibilità di determinarne per talune i giorni della settimana ed orari, la soglia di attivazione ed il passo.

Nel caso di promozioni in Open è possibile effettuare riallineamenti ai dati inviati e magari già trasferiti al front-end come ad esempio la rettifica del periodo, escludere od aggiungere articoli, modificare la tipologia di promozione, rigenerando in questo caso conseguentemente i frontalini modificati e attivandosi verso casse e bilance per comunicare quanto necessario.

I listini, come le linee promozionali, sono caratterizzati da una codifica che abbinata al profilo del singolo utente, ne permette o meno la visione come nel caso dei listini di acquisto per i punti vendita diretti o per la manutenzione nel caso le promozioni a volantino.

Movimentazione interna
Open prevede la gestione degli approvvigionamenti, dei trasferimenti tra reparti o tra punti vendita, delle rilevazioni inventariali saltuarie e periodiche.
L'utilizzo di PDA è finalizzato alla rilevazione dei prezzi, alla gestione degli inventari, all'identificazione della merce in transito (carichi e scarichi), alla gestione degli ordini, all’attivazione di prodotti o alla definizione di assortimenti. Tali rilevazioni consentono di ottenere in automatico la specifica movimentazione.
Le rilevazioni attinenti gli inventari possono essere eseguite in date diverse da quelle della valorizzazione e ricondotte in automatico ad esse in relazione alla movimentazione registrata. Ogni documento prodotto viene caratterizzato oltre che dalla data di emissione, da quella di gestione e quella di movimentazione merce.

Il ciclo attivo e passivo
L’elaborazione di entrambe le fasi, prevede l’intero ciclo dei documenti dall’elaborazione dell’ordine alla nota di credito.
Le causali di movimentazione caratterizzano la singola riga del documento, interagendo con i listini sia nella visibilità che nella modifica degli stessi; le ripercussioni di queste causali si riflettono sui listini di vendita, sulla giacenza del deposito, sui dati statistici distinguibili per quantità e valore ed in riferimento alla tracciabilità.

Open oltre alla componente operativa, risulta un potente strumento di analisi favorendo coloro che sentono la necessità di effettuare un attento controllo di gestione. Sulla base degli elementi selezionati si ottengono analisi di diversa natura, incluse quelle ABC , con la possibilità di confrontare gli andamenti in diversi periodi e punti vendita. Per l’elaborazione delle analisi, le componenti caratterizzanti o di aggregazione sono il punto vendita, il periodo, la famiglia merceologica, il fornitore e il cliente, la tipologia di movimentazione; i riferimenti al margine, al venduto, all’acquistato, all’attività promozionale, alla rotazione ed alla copertura scorte, allo scostamento rispetto ad un ipotetico calo/scarto ne costituiscono possibili indicatori. E’ possibile una gestione a valore per centri di costo/ricavo.
Un alternativo filone di analisi è quello che si basa sulla rendicontazione non derivante strettamente dai prodotti, quali l’analisi del venduto per terminale, lo scontrino medio , le presenze per reparto, l’analisi degli operatori… .
Le analisi principali permettono la creazione di file idonei all’acquisizione in fogli di calcolo.
In ottica di controllo di gestione viene offerta la possibilità di determinare, manutenere il budget per punto vendita e per reparto cassa.

Analisi interattive
Open permette di monitorare l’andamento del/i punti vendita in modalità interattiva, dove l’utente ha la possibilità di muoversi liberamente all’interno delle variabili selezionate. Tale modalità offre una maggior libertà di interrogazione del dato garantendo un’immediatezza ed una flessibilità che le tradizionali stampe statiche non raggiungono.
Lo sviluppo della schermata in modalità drill-down permette di ottenere una scala di entità che partendo dai dati aggregati di uno o più punti vendita calandosi nelle classificazioni merceologiche giunge alla singola referenza.

Sono presenti le seguenti tipologie:

- Analisi ABC; - Analisi Marginalità; - Analisi Reparti (settimanale/mensile)

La procedura è suddivisa in moduli abilitabili, in prima istanza o successivamente, sulla base delle specifiche necessità. Di seguito vengono presentati i moduli attualmente distribuiti con un sintetico elenco delle funzionalità previste:

• Manutenzione anagrafiche di magazzino
  • Gestione delle anagrafiche
  • Gestione dei listini in vendita ed in acquisto
  • Gestione delle promozioni
  • Stampa dei frontalini
• Movimentazione di magazzino per singolo punto vendita
  • Gestione movimentazione magazzino
  • Analisi sulla movimentazione
  • Gestione degli inventari
• Carico Automatico
  • Importazione automatica dati: variazioni anagrafiche, listini, promozioni, documenti, …
• Vendite
  • Manutenzione dei registratori di cassa
  • Situazioni delle vendite
  • Vendita diretta
• Carta Fedeltà
  • Impostazione delle promozioni
  • Manutenzione dei registratori di cassa
  • Situazione dei bollini e dei premi
  • Analisi sulle vendite
• Fatturazione
  • Gestione documenti fiscali da scontrino o emessi da PC
  • Fatturazione riepilogativa dei ddt, scontrini
• Bilance
  • Manutenzione dell’archivio bilance
  • Situazioni del venduto
• Rendiconti
  • Situazioni giornaliere, settimanali, storiche sui dati finanziari dei reparti provenienti dal misuratore fiscale in sede di chiusura
  • Raffronto dei risultati con periodi precedenti
• Sottoscorta e ordini fornitori
  • Calcolo del sottoscorta con molteplici algoritmi
  • Gestione dei listini in vendita ed in acquisto
  • Controllo del ricevimento merci
• Inventari con terminale
  • Collegamento con terminali portatili per caricamento dati inventariali periodici o fiscali
• Quadratura incassi/versamenti
  • Registrazione versamenti in banca, in sede, etc
  • Confronto dei versamenti con gli incassi
  • Preparazione distinte e dati da trasferire in sede per controllo e registrazioni contabili
• Rilevazione prezzi concorrenza
  • Estrazione anagrafica dei prodotti da rilevare
  • Confronti ed eventuali aggiornamenti prezzi
  • Analisi storiche
  • Stampa dei frontalini
• Etichette elettroniche
  • Integrazione con le ESL maggiormente diffuse nel mercato
• Contabilità
  • Gestione della contabilità generale ed IVA
• Portafoglio Effetti
  • Gestione Ri.Ba.
  • Gestione scadenzari clienti/fornitori
  • Cash flow
• Magazzino integrata
  • Gestione movimentazione magazzino centrale e dei singoli depositi
  • Analisi sulla movimentazione singola ed aggregata
  • Gestione degli inventari
    (* Alternativo al Modulo Magazzino singolo punto vendita)
• Comunicazione tra sede e punti vendita
  • Esportazione dalla sede verso i punti vendita delle variazioni anagrafiche, dei listini, delle promozioni
  • Esportazione dai punti vendita verso la sede per la gestione di informazioni frutto dell’attività svolta
• Tentata Vendita
  • Collegamenti con terminali portatili
  • Gestione agenti, automezzi, percorsi, sospesi, etc
  • Aggiornamenti automatici del magazzino
  • Contabilità dati per la fatturazione
  • Scadenzario.
• Ordini Clienti
  • Ricezione ordini
  • Integrazione con lo smistamento merci